Bundeshaushaltsverordnung 2013

Personenkontenführung

§ 72. (1) Für die Geschäftspartnerkontenführung ist im HV-System ein sonstiger Verrechnungskreis einzurichten, der der Verrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten, insbesondere der Überwachung von Zahlungsfristen und der Einbringung von Forderungen dient.

(2) Für jede Zahlungspflichtige oder jeden Zahlungspflichtigen (Debitorin oder Debitor) und für jede Empfangsberechtigte oder jeden Empfangsberechtigten (Kreditorin oder Kreditor) ist ein Geschäftspartnerkonto einzurichten, das insbesondere Informationen für die Forderungsüberwachung, die Überwachung der Verbindlichkeiten und für den Zahlungsvollzug, zu enthalten hat.

(3) Alle Geschäftspartnerkonten sind mit den Grunddaten am gemeinsamen Mandanten als Referenzdaten zu führen. Für die Anlage oder Änderung von Geschäftspartnerkonten (Personenkonten) im HV-System sind die Grunddaten im Wege der öffentlichen Register aus der Grunddatenverwaltung (GDV) zu verwenden. Weichen einzelne der Daten der verrechnungsrelevanten Unterlagen von diesen Grunddaten ab, sind jene der GDV zu verwenden, wenn aus den verrechnungsrelevanten Unterlagen eine zweifelsfreie Feststellung des Geschäftspartners möglich ist. Ist dies nicht möglich, hat die BHAG eine Klärung im Zusammenwirken mit der haushaltsführenden Stelle herbeizuführen. Die Angabe weiterer zusätzlicher Adressen im Rahmen der Anlage eines Geschäftspartners ist zulässig, wenn sie für die Abwicklung von Gebarungsfällen erforderlich ist. Für ausländische Geschäftspartner sind die Grunddaten aus den übermittelten verrechnungsrelevanten Unterlagen zu verwenden. Jene Daten, die von der haushaltsführenden Stelle für den operativen Gebrauch erforderlich sind, sind auf der entsprechenden operativen Ebene einer haushaltsführenden Stelle anzulegen. Von diesem Grundsatz kann dann abgegangen werden, wenn das erforderliche Konto nur einmal benötigt wird.

(4) Der Zahlungsvollzug darf nur über Geschäftspartnerkonten erfolgen, die im jeweiligen Rechnungskreis von der BHAG für Verrechnungen freigegeben sind. Änderungen oder Neuanlagen von Geschäftspartnerkonten können sowohl vom anordnenden Organ selbst als auch von der BHAG vorgenommen werden. Jede nachträgliche Änderung oder Neuanlage von Geschäftspartnerkonten bedarf der ausschließlichen Freigabe durch die BHAG. Wird die Änderung oder Neuanlage des Geschäftspartnerkontos von der BHAG vorgenommen, muss bei der Freigabe dieser Geschäftspartnerkonten eine weitere Buchhaltungsbedienstete oder ein weiterer Buchhaltungsbediensteter mitwirken (Vier-Augen-Prinzip).