Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftswirtschaftsverordnung 

1. Abschnitt

Allgemeine Bestimmungen

Geltungsbereich

§ 1. Diese Verordnung regelt die Grundsätze

Begriffsbestimmungen und Verweisungen

§ 2. (1) Im Sinne dieser Verordnung ist:

(2) Soweit in dieser Verordnung auf Bundesgesetze und Verordnungen verwiesen wird, sind diese in der jeweils geltenden Fassung anzuwenden.

2. Abschnitt

Haushaltsführung und Abwicklung von Rechtsgeschäften

Grundsätze der Haushaltsführung

§ 3. (1) Die Haushaltsführung hat den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und leichten Kontrollierbarkeit zu folgen. Die Grundsätze der Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit bedingen auch den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit für die Haushaltsführung. Die verfügbaren Ressourcen sind so einzusetzen, dass die dem gesetzlichen Auftrag entsprechenden Ziele mit einem zweckmäßigen Mitteleinsatz erreicht werden.

(2) Die laufenden Aufzeichnungen haben die Einhaltung der Grundsätze gemäß Abs. 1 zu dokumentieren und müssen für einen sachkundigen Dritten nachvollziehbar sein.

(3) Die Buchführung ist ein wesentlicher Bestandteil der laufenden Aufzeichnungen. Sie hat derart beschaffen zu sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft vermitteln kann. Dabei sind die Bestimmungen über die Buchführung, insbesondere § 190 des Unternehmensgesetzbuches – UGB, dRGBl. S 219/1897, heranzuziehen. Damit wird die Einhaltung des Grundsatzes der leichten Kontrollierbarkeit gemäß § 41 Abs. 1 HSG 2014 gewährleistet.

Haushaltsführung

§ 4. Der Gebarung ist gemäß § 41 Abs. 1 HSG 2014 der genehmigte Jahresvoranschlag (Budget) zugrunde zu legen, wodurch gewährleistet ist, dass die Gebarung mit den korrespondierenden Ansätzen des Jahresvoranschlages übereinstimmt. Überschreitungen und Umgliederungen von Ansätzen des Jahresvoranschlages bedürfen der vorherigen Genehmigung durch das zuständige Organ.

(Anm.: Abs. 2 bis 5 aufgehoben durch Art. 1 Z 22, BGBl. II Nr. 115/2025)

Laufende Gebarung und Führung von Büchern

§ 5. (1) Alle Vorgänge der Gebarung sind ordnungsgemäß und vollständig im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung zu dokumentieren. Sie hat den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB im unternehmensrechtlichen Sinn) zu entsprechen.

(2) Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften haben ihre Bücher entsprechend den Grundsätzen einer doppelten Buchhaltung zu führen (§ 41 Abs. 4 HSG 2014) und jährlich einen Jahresabschluss zu erstellen.

(3) Es sind jedenfalls folgende Bücher zu führen:

(4) Für die Güter des Anlagevermögens (im Sinne des § 226 UGB) ist ein Anlagespiegel zu erstellen. Der Bestand der tatsächlich vorhandenen Güter ist regelmäßig auf Übereinstimmung mit dem Verzeichnis zu überprüfen (Anlageninventur).

(5) Die Eintragungen in den Büchern haben vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfolgen. Zeitgerecht bedeutet, dass Eintragungen in das Kassabuch nach Möglichkeit täglich zu erfolgen haben. Die Buchungen laufender Geschäftsfälle sollen nach Möglichkeit wöchentlich, spätestens jedoch zu Beginn des Folgemonats durchgeführt werden. Auf die abgabenrechtlichen Fristsetzungen ist Bedacht zu nehmen.

(6) Grundlage jedes Geschäftsfalles ist ein Beleg. Die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen Beleg ergeben sich aus der allgemeinen wirtschaftlichen Praxis und den abgabenrechtlichen Normen.

(7) Jeder Geschäftsfall ist einzeln in den Büchern zu erfassen (Saldierungsverbot).

(8) Die Führung der Bücher hat durch qualifizierte Personen zu erfolgen. Die Führung der Bücher kann – so wie die Erstellung des Jahresabschlusses – einer dritten qualifizierten Person übertragen werden (z. B. der Steuerberaterin oder dem Steuerberater oder der gewerblichen Buchhalterin oder dem gewerblichen Buchhalter). Die Verantwortlichkeit der Organe bleibt bestehen. Die oder der Vorsitzende der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft hat die qualifizierte Person für Kontrollzwecke durch die Bundesministerin oder den Bundesminister oder der Kontrollkommission von der Verschwiegenheitspflicht zu entbinden.

(9) Die Ableitung des Jahresabschlusses hat richtig und vollständig aus der laufenden Buchführung zu erfolgen.

(10) Bei sämtlichen Geschäftsfällen, insbesondere der Freigabe von Belegen und Zahlungen, sowie der Abgabe von rechtsgültigen Erklärungen über den Abschluss von Rechtsgeschäften, ist das Vieraugenprinzip einzuhalten.

(11) Die Einhaltung der Bestimmungen des § 42 HSG 2014 für bestimmte Geschäftsfälle und Wertgrenzen ist sicherzustellen. Zur Beurteilung des Überschreitens von Beschlussgrenzen gilt eine wirtschaftliche Betrachtungsweise. Bei dieser ist zu beurteilen, ob Geschäftsfälle wirtschaftlich als eine Einheit zu betrachten sind.

(12) Die Organisation der geschäftlichen Abläufe (Bestellprozess, Angebotslegungen, Rechnungsfreigaben, etc.) hat eine der Größe der Organisation angemessene Kontrolle („Internes Kontrollsystem“) vorzusehen.

Zahlungsverkehr

§ 6. (1) Zahlungen sind gemäß § 41 Abs. 3 HSG 2014 grundsätzlich bargeldlos in Form von Banküberweisungen abzuwickeln. Die Führung von Handkassen zur Abwicklung von laufenden Kleingeschäften ist zulässig, wobei der jeweilige Kassenstand 500 Euro nicht überschreiten sollte. In begründeten Einzelfällen (z. B. kleine Veranstaltungen, Bücherbörse) kann temporär eine eigene Kassa mit höherem Bestand vorgesehen werden, die gesondert abzurechnen ist.

(2) Für eine Handkassa ist eine verantwortliche Person zu benennen. Dieser obliegt die Führung eines Kassabuchs gemäß den allgemeinen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchhaltung. In diesem sind die Ein- und Auszahlungen chronologisch zu erfassen und den entsprechenden Belegen zuzuordnen. Der tatsächliche Bestand ist von einer weiteren zu diesem Zweck benannten Person regelmäßig auf Übereinstimmung mit dem Stand laut Aufzeichnungen zu überprüfen. Die Überprüfungen sind durch eigenhändige Unterschrift der beteiligten Personen zu dokumentieren.

(3) Werden finanzielle Mittel in einer Rechenperiode nicht verbraucht, so können sie, unter Berücksichtigung einer angemessenen Kassenreserve für die laut Jahresvoranschlag zukünftig anfallenden Ausgaben, bei einem inländischen Kreditinstitut, das zur Entgegennahme von Spareinlagen berechtigt ist, in Form einer Spareinlage angelegt werden. Auch die Anlage in Form von Bundesschätzen bei der Bundesfinanzagentur ist zulässig.

Funktionsgebühren

§ 7. (1) Die Studierendenvertreterinnen und Studierendenvertreter üben gemäß § 31 Abs. 1 HSG 2014 ihre Tätigkeit ehrenamtlich aus. Sie haben Anspruch auf Ersatz des ihnen aus ihrer Tätigkeit erwachsenden Aufwandes. Ihnen kann im Hinblick auf die Bedeutung der Funktion durch Beschluss der Bundesvertretung oder der jeweiligen Hochschulvertretung eine Funktionsgebühr gemäß § 31 Abs. 1a HSG 2014 gewährt werden. Dabei ist es auch möglich für einzelne in § 31 Abs. 1a HSG 2014 angeführte Funktionskategorien keine Funktionsgebühr vorzusehen und es muss bei sachlicher Begründung auch innerhalb einer Funktionskategorie differenziert werden. Diese Beschlüsse sind der Kontrollkommission binnen zwei Wochen nach Beschlussfassung in elektronischer Form zu übermitteln.

(2) Sollten Funktionsgebühren beschlossen werden, sind folgende, in der Tabelle angeführten, Maximalbeträge unter Berücksichtigung entsprechender Kriterien zu beachten:

EUR/Monat (bis zu 12 Mal pro Jahr)

bis 10.000 Studierende

10.001 bis 30.000 Studierende

ab 30.001 Studierende

Österreichische Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft

Vorsitzende, Stellvertreterinnen, Stellvertreter, Wirtschaftsreferentinnen und Wirtschaftsreferenten

bis zu 350

bis zu 500

bis zu 650

bis zu 850

stellvertretende Wirtschaftsreferentinnen und Wirtschaftsreferenten, Referentinnen und Referenten

bis zu 250

bis zu 350

bis zu 450

bis zu 550

Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter

bis zu 100

bis zu 200

bis zu 300

bis zu 400

andere Studierendenvertreterinnen und Studierendenvertreter mit Ausnahme der Mandatarinnen und Mandatare von Studienvertretungen und Organen gemäß § 15 Abs. 2

bis zu 75

bis zu 100

bis zu 150

bis zu 200

Mandatarinnen und Mandatare der Studienvertretungen und Organe gemäß § 15 Abs. 2

bis 400 Studierende

401 bis 3.000 Studierende

ab 3.001 Studierende

bis zu 75

bis zu 150

bis zu 250

Studierendenvertreterinnen und Studierendenvertreter an Bildungseinrichtungen, an denen keine Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft eingerichtet ist: bis zu 50% der oben angeführten Beträge

Die Maximalbeträge erhöhen sich alle zwei Jahre, beginnend mit 1. Juli 2023, um die gültige Steigerungsrate des Verbraucherpreisindex 2010. Als gültige Steigerungsrate ist jener verlautbarte Wert von Hundert zu betrachten, um den sich der Wert des Verbraucherpreisindex 2010 für den Monat Juni des vorangegangenen Kalenderjahres verändert hat. Der sich daraus ergebende Betrag ist auf halbe oder ganze Euro aufzurunden. Den Ausgangswert bildet der Wert des Verbraucherpreisindex 2010 für Juni 2022.

(3) Die Festlegung der konkreten Höhe der Funktionsgebühren hat anhand von Kriterien, die in der Satzung festgelegt werden müssen, zu erfolgen. Solche Kriterien sind insbesondere die mit der Funktion verbundene Verantwortung, die Größe des Aufgabenbereiches, der zeitliche Aufwand, der Sachaufwand und die Anzahl der Personen, die sich eine Aufgabe teilen. Die Festlegung der konkreten Höhe der Funktionsgebühren und der sich daraus ergebende Gesamtbetrag dürfen keine nachteiligen Auswirkungen auf die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit haben.

(4) Für die Ermittlung der Anzahl der Studierenden an der jeweiligen Bildungseinrichtung ist jene Berechnung heranzuziehen, welche für die Ermittlung der Studierendenbeiträge im Jahresvoranschlag verwendet wird. Aufgrund von § 31 Abs. 1b HSG 2014 ist die Anzahl der Studierenden von gemeinsam eingerichteten Studien gemäß § 3 Abs. 2b HSG 2014 zu berechnen

(5) Es sind Dritten nachvollziehbare Aufzeichnungen zu führen, wie ausgehend von dem in § 31 Abs. 1a HSG 2014 angeführten Maximalbetrag unter Berücksichtigung der in der Satzung angeführten Kriterien die konkrete Höhe einer Funktionsgebühr abgeleitet wurde.

(6) Zur Beurteilung der Auswirkungen auf die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft ist der Kontrollkommission gemeinsam mit der Übermittlung der beschlossenen Funktionsgebühren Folgendes mitzuteilen (siehe Anlage 5):

(7) Werden Funktionsgebühren gewährt, ist ein zusätzlicher Ersatz des Aufwandes, mit Ausnahme eines allfälligen Ersatzes von Reise- und Aufenthaltskosten, nicht zulässig.

(8) Werden keine Funktionsgebühren gewährt oder wird darauf verzichtet, besteht Anspruch auf Ersatz des aus der Tätigkeit erwachsenden Aufwands. Da die Tätigkeit ehrenamtlich erfolgt, bleibt ein zeitlicher Aufwand außer Ansatz. Es ist in Dritten nachvollziehbaren Aufzeichnungen zu dokumentieren, dass der Aufwand ursächlich aus der Tätigkeit folgt. Die Gewährung einer pauschalierten Aufwandsentschädigung ist nicht zulässig.

Ergänzende Aufzeichnungen

§ 8. (1) Zur Dokumentation der zum Abschluss von Rechtsgeschäften befugten Personen gemäß § 42 HSG 2014 ist ein Organbuch zu führen. In diesem sind auch Unterschriftsproben der angeführten Personen aufzunehmen.

(2) Bei Rechtsgeschäften, die auch den Beschluss eines Ausschusses oder eines Organs erfordern, sind diese in einem eigenen Beschlussbuch zu dokumentieren. In diesem sind das Datum des Beschlusses sowie die Beschlussunterlagen zu verzeichnen bzw. abzulegen.

(3) Die oder der Vorsitzende der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft ist verpflichtet, ein Verzeichnis aller abgehaltenen Sitzungen und Ausschüssen anzulegen.

Aufbewahrung

§ 9. Alle Unterlagen und Aufzeichnungen zur Dokumentation einer ordnungsmäßigen Haushaltsführung sind sicher zu verwahren. Es sind geeignete Maßnahmen zur Datensicherung zu setzen. Es wird eine Archivierung aller Protokolle in einer Form empfohlen, durch welche diese zumindest während der Aufbewahrungsfrist des § 41 Abs. 6 HSG 2014 (sieben Jahre) jederzeit zugänglich gemacht werden können. Bestimmungen, die eine längere Aufbewahrungsfrist vorsehen, bleiben davon unberührt.

3. Abschnitt

Jahresvoranschlag

Zweck des Jahresvoranschlages

§ 10. (1) Die Erstellung des Jahresvoranschlages dient der vorausschauenden Planung künftiger Abrechnungsperioden. Sie soll der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft ermöglichen, Vorhaben zu identifizieren und deren Umsetzung auf ihre Übereinstimmung mit den allgemeinen Grundsätzen des HSG 2014 zu überprüfen (Planungsfunktion).

(2) Die Erstellung des Jahresvoranschlages regelt die Verteilung der Ressourcen innerhalb der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft (Allokationsfunktion).

(3) Der Jahresvoranschlag-Ist-Vergleich ermöglicht den Vergleich von geplantem und tatsächlich angefallenem Ressourcenverbrauch der laufenden Gebarung. Dadurch erhält die Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft frühzeitig Informationen, ob korrigierende Maßnahmen zum ursprünglichen Plan erforderlich werden (Kontroll- und Steuerungsfunktion).

(4) Der Jahresvoranschlag soll außerdem ermöglichen, dass ein sachkundiger Dritter Einblick in die wirtschaftliche Gebarung erhält (leichte Kontrollierbarkeit).

Jahresvoranschlag

§ 11. (1) Gemäß § 40 Abs. 1 HSG 2014 hat die Wirtschaftsreferentin oder der Wirtschaftsreferent bis spätestens 1. Juni jeden Jahres einen Jahresvoranschlag für die Zeit vom 1. Juli des Jahres bis zum 30. Juni des folgenden Jahres zu erstellen und diesen der oder dem Vorsitzenden zur Gegenzeichnung vorzulegen. Diese oder dieser hat den Jahresvoranschlag unverzüglich gegenzuzeichnen und den jeweiligen Mandatarinnen und Mandataren zuzustellen.

(2) Die Bundesvertretung und jede Hochschulvertretung einer Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft hat den Jahresvoranschlag sowie jede Änderung mit einfacher Mehrheit zu beschließen und der Kontrollkommission schriftlich und in elektronischer Form zuzustellen.

(3) Der Jahresvoranschlag hat die geplanten Erträge und Aufwendungen der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft für die Planperiode vollständig zu enthalten.

(4) Für den Fall, dass die Bücher im Rahmen einer Überschussrechnung geführt werden, hat diese die geplanten Einnahmen und Ausgaben für die Planperiode zu enthalten.

(5) Der Jahresvoranschlag ist zweckmäßig tiefergehend zu detaillieren. Er hat die den einzelnen Organen und Referaten zugeordneten Mittel sowie die Art des Verbrauches zu zeigen.

(6) Der Jahresvoranschlag in der organ- und referatsbezogenen Gliederung ist in einen rechnerisch übereinstimmenden Jahresvoranschlag in der Gliederung der Erfolgsrechnung des Jahresabschlusses überzuleiten, der Auskunft über die Gebarung der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft insgesamt gibt (§ 40 Abs. 1 HSG 2014).

(7) Der Jahresvoranschlag ist der Kontrollkommission gemäß § 40 Abs. 2 HSG 2014 in der Form gemäß Abs. 6 zu übermitteln.

(8) Bei einer Änderung des Jahresvoranschlages ist der gesamte Jahresvoranschlag in der Form gemäß Abs. 5 und 6 neu zu erstellen und der Kontrollkommission erneut zu übermitteln.

Allgemeine Grundsätze der Erstellung des Jahresvoranschlages

§ 11. (1) Der Jahresvoranschlag hat die geplanten Erträge und Aufwendungen der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft für die Planperiode zu enthalten. Bei der Erstellung ist dem Grundsatz der Vollständigkeit zu folgen, um eine aussagefähige Beurteilung der geplanten wirtschaftlichen Lage einer Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft zu ermöglichen. Dies bedeutet, dass sämtliche Vorhaben und die mit ihnen verbundenen Aufwendungen und Erträge der Budgetperiode in den Jahresvoranschlag aufzunehmen sind. Diese sind in deren voraussichtlicher Höhe in der Planung zu erfassen.

(2) Die in § 190 UGB festgelegten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind sinngemäß bei der Erstellung des Jahresvoranschlages anzuwenden.

Verantwortlichkeiten

(Anm.: § 12.) (1) Gemäß § 40 Abs. 1 HSG 2014 hat die Wirtschaftsreferentin oder der Wirtschaftsreferent bis spätestens 1. Juni jeden Jahres einen Jahresvoranschlag für die Zeit vom 1. Juli des Jahres bis zum 30. Juni des folgenden Jahres zu erstellen und diesen der oder dem Vorsitzenden zur Gegenzeichnung vorzulegen. Diese oder dieser hat den Jahresvoranschlag unverzüglich gegenzuzeichnen und den jeweiligen Mandatarinnen und Mandataren zuzustellen.

(2) Die Bundesvertretung und jede Hochschulvertretung einer Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft hat den Jahresvoranschlag sowie jede Änderung mit einfacher Mehrheit zu beschließen und der Kontrollkommission in elektronischer Form zuzustellen.

Ausgestaltung des Jahresvoranschlages

§ 13. (1) Der Jahresvoranschlag hat die den einzelnen Organen und Referaten zugeordneten Mittel sowie die Art des Verbrauches zu zeigen. Dazu ist dieser in einer organ- und referatsbezogenen Gliederung zu erstellen und zweckmäßig tiefergehend zu detaillieren.

(2) Der Jahresvoranschlag in der organ- und referatsbezogenen Gliederung ist in einen rechnerisch übereinstimmenden Jahresvoranschlag in der Gliederung der Erfolgsrechnung des Jahresabschlusses überzuleiten, der Auskunft über die Gebarung der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft insgesamt gibt (§ 40 Abs. 1 HSG 2014). Die Mindestinhalte sowie Vorgaben zur Gliederung sind der Anlage 3 zu entnehmen.

(3) Es wird empfohlen, im Rahmen der Erstellung des Jahresvoranschlages neben der Gebarungserfolgsrechnung auch eine Planbilanz sowie eine einfache Plangeldflussrechnung zur Planung der Vermögens- und der Finanzlage (Liquidität) zu erstellen.

Konkretisierung der Erstellung des Jahresvoranschlages

§ 14. (1) Bei der Erstellung des Jahresvoranschlages ist Folgendes zu beachten:

(2) Unterjährige Änderungen des Jahresvoranschlages sind im Hinblick auf Zweck, allgemeine Grundsätze und Konkretisierung der Ausgestaltung wie die Erstellung des Jahresvoranschlages zu beurteilen. Änderungen zum ursprünglichen Jahresvoranschlag sind rechnerisch zu erläutern und der Bedarf für eine Änderung des Jahresvoranschlages zu begründen.

Übermittlungspflichten

§ 15. (1) Der Jahresvoranschlag ist der Kontrollkommission gemäß § 40 Abs. 2 HSG 2014 in der Form gemäß § 13 Abs. 2 einschließlich der zusätzlichen Informationen (Stand des Eigenkapitals, die den Studienvertretungen gem. § 17 Abs. 2 HSG 2014 insgesamt zur Verfügung gestellte Geldmittel sowie Beschlussdatum des Jahresvoranschlages) bis spätestens 30. Juni vor Beginn des betreffenden Wirtschaftsjahres in elektronischer Form zu übermitteln.

(2) Bei einer Änderung des Jahresvoranschlages ist der gesamte Jahresvoranschlag in der Form gemäß Abs. 1 und § 13 Abs. 2 neu zu erstellen und der Kontrollkommission binnen zwei Wochen nach Beschlussfassung erneut in elektronischer Form zu übermitteln. Die jeweiligen Änderungen müssen im Dokument farblich ersichtlich gemacht werden.

Kontrolle des Vollzugs des Jahresvoranschlages

§ 16. (1) Der Grundsatz der leichten Kontrollierbarkeit erfordert die Möglichkeit einer raschen Überprüfung des Jahresvoranschlages während des Vollzugs. Dies ist sowohl in der detaillierten organ- und referatsbezogenen Gliederung als auch für die Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft als Ganzes erforderlich.

(2) Die Wirtschaftsreferentin oder der Wirtschaftsreferent hat geeignete Verfahren zur internen Kontrolle des laufenden Vollzugs des Jahresvoranschlages einzusetzen (z. B. unterjährige Jahresvoranschlag-Ist-Vergleiche in einem der Größe der Körperschaft angemessenen zeitlichen Abstand). Die Ergebnisse der Kontrolle sind der Vorsitzenden oder dem Vorsitzenden der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft zur Kenntnis zu bringen. Bei Abweichungen im „Ist“ vom Jahresvoranschlag ist festzustellen, ob die Abweichungen aus Gesamtjahressicht ausgeglichen werden können oder ob weiterführende Maßnahmen erforderlich sind. Gegebenenfalls erforderliche zusätzliche Bedeckungen sind zu erläutern und allenfalls erforderliche Änderungen des Jahresvoranschlags sind unter Einbindung der vorgesehenen Organe vorzunehmen.

4. Abschnitt

Erstellung des Jahresabschlusses

Zweck und Inhalt des Jahresabschlusses

§ 17. (1) Die Wirtschaftsreferentin oder der Wirtschaftsreferent hat gemäß § 40 Abs. 3 HSG 2014 einen schriftlichen Jahresabschluss zu erstellen und diesen durch die oder den Vorsitzenden gegenzeichnen zu lassen.

(2) Der Jahresabschluss dokumentiert die Haushaltsführung eines abgelaufenen Wirtschaftsjahres und besteht aus:

Allgemeine Grundsätze der Jahresabschlusserstellung

§ 18. Die unternehmensrechtlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, insbesondere die Bestimmungen des dritten Buchs des UGB (§§ 189ff UGB) sind bei der Erstellung des Jahresabschlusses sinngemäß einzuhalten. Der Jahresabschluss hat ein möglichst getreues Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage zu vermitteln.

Konkretisierung der Erstellung und Ausgestaltung des Jahresabschlusses

§ 19. (1) Die Bilanz zeigt das Vermögen, das Eigenkapital, die Verbindlichkeiten, die Rückstellungen und die Rechnungsabgrenzungsposten der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft zu einem Stichtag mit Gegenüberstellung der Vorjahreszahlen. Die Gliederung hat sich an der Gliederung gemäß § 224 UGB zu orientieren. Die Posten sind gesondert auszuweisen, dabei ist auf die Grundsätze des § 195 UGB Bedacht zu nehmen.

(2) Im Anhang sind gemäß den Bestimmungen des UGB die einzelnen Posten der Bilanz sowie die Ansatz- und Bewertungsmethoden näher zu erläutern und aufzugliedern, sofern dies für das Erlangen eines möglichst getreuen Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage erforderlich ist.

(3) Direkt unter der Summe der Passivseite sind, so vorhanden, Eventualverbindlichkeiten anzuführen.

(4) Die Gebarungserfolgsrechnung hat das Ziel, die einzelnen Bereiche der Periodengebarung zu zeigen. Sie hat eine Mindestgliederung gemäß der Anlage 2 zu enthalten. Alle mit römischen Ziffern versehenen Posten der Gebarungserfolgsrechnung laut Anlage 2 sind anzuführen, auch wenn diese einen Betrag von Null enthalten.

(5) Im Anhang zum Jahresabschluss sind zur Vermittlung eines möglichst getreuen Bildes der Aufwands- und Ertragsstruktur ergänzende Aufgliederungen zu geben. Jedenfalls weiter sinnvoll zu untergliedern sind:

(6) Unter wirtschaftlichen Aktivitäten ist ua. das Führen von Shops oder Heimen durch die Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft selbst zu verstehen. Gibt es mehrere wirtschaftliche Aktivitäten innerhalb der jeweiligen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft, Wirtschaftsbetriebe im Sinne des § 37 HSG 2014 oder Beteiligungen, sind diese im Anhang jeweils gesondert darzustellen.

(Anm.: Abs. 7 aufgehoben durch Art. 1 Z 53, BGBl. II Nr. 115/2025)

Übermittlungspflichten

§ 20. (1) Die Wirtschaftsreferentin oder der Wirtschaftsreferent hat gemäß § 40 Abs. 3 HSG 2014 den schriftlichen Jahresabschluss nach der Gegenzeichnung durch die oder den Vorsitzenden bis spätestens 31. Dezember jedes Jahres den jeweiligen Mandatarinnen und Mandataren und der Kontrollkommission schriftlich und in elektronischer Form zuzustellen. Dem Jahresabschluss ist ein schriftlicher Prüfungsbericht einer Wirtschaftsprüferin oder eines Wirtschaftsprüfers beizulegen.

(2) Im Zuge des Jahresabschlusses ist ein Jahresvoranschlag-Ist-Vergleich entsprechend § 21 zu erstellen. Dieser ist gemeinsam mit dem Jahresabschluss sowohl den jeweiligen Mandatarinnen und Mandataren als auch der Kontrollkommission zu übermitteln.

(3) Der Kontrollkommission ist zusätzlich noch Folgendes zu übermitteln:

Jahresvoranschlag-Ist-Vergleich

§ 21. (1) Im Jahresvoranschlag-Ist-Vergleich werden die Positionen der Gebarungserfolgsrechnung des Jahresabschlusses (Ist) den jeweils korrespondierenden Ansätzen im Jahresvoranschlag gegenübergestellt. Die Mindestinhalte sowie Vorgaben zur Gliederung sind der Anlage 4 zu entnehmen.

(2) Ursachen von wesentlichen Abweichungen zwischen den Plan- und Istwerten sind vom zuständigen Organ schriftlich zu erläutern. Abweichungen sind jedenfalls wesentlich, wenn bei einem Budgetansatz bis zu 75.000 Euro die Überschreitungen der Aufwendungen oder Unterschreitungen der Erträge mehr als 20 % oder mehr als 1.500 Euro des Budgetansatzes, bzw. bei einem Budgetansatz von mehr als 75.000 Euro mehr als 5% bzw. mehr als 5.000 Euro betragen.

(3) Es sind entsprechende organisatorische Maßnahmen zu treffen, die sicherstellen, dass unabhängig von den zu einer Zeit verantwortlichen Personen der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft aussagekräftige, schriftliche Erläuterungen übermittelt werden können.

5. Abschnitt

Prüfung des Jahresabschlusses

Grundsätze der Prüfung von Jahresabschlüssen

§ 22. (1) Der Jahresabschluss ist gemäß § 40 Abs. 3 HSG 2014 verpflichtend von einer Wirtschaftsprüferin oder einem Wirtschaftsprüfer zu prüfen. Über die Prüfung ist ein Prüfungsbericht zu verfassen. Sofern in der Folge nichts Anderes geregelt ist, sind die Bestimmungen des UGB über die Prüfung des Jahresabschlusses sinngemäß anzuwenden.

(2) Der Prüfungsbericht hat darüber Auskunft zu geben:

(3) Im Prüfungsbericht ist insbesondere festzuhalten, ob Tatsachen festgestellt wurden,

(4) Die Organe der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften sind der Wirtschaftsprüferin oder dem Wirtschaftsprüfer zu umfassender Information verpflichtet. Es sind alle geforderten Unterlagen vorzulegen oder mündliche Auskünfte zu erteilen, die zur Durchführung einer ordnungsgemäßen Abschlussprüfung benötigt werden. Die Wirtschaftsprüferin oder der Wirtschaftsprüfer hat sich die Vollständigkeit durch eine Vollständigkeitserklärung von den Organen der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften bestätigen zu lassen.

(5) Die oder der Vorsitzende der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft hat die Wirtschaftsprüferin oder den Wirtschaftsprüfer für Kontrollzwecke durch die Bundesministerin oder den Bundesminister oder der Kontrollkommission von der Verschwiegenheitspflicht zu entbinden.

Beauftragung der Abschlussprüfung

§ 23. (1) Es hat – vor der Beauftragung einer Wirtschaftsprüferin oder eines Wirtschaftsprüfers mit der Durchführung der Jahresabschlussprüfung – eine Aufforderung zur Angebotsabgabe zu erfolgen, wobei jedenfalls drei Angebote einzuholen sind. Begründete Ausnahmen sind aus sachlichen Gründen zulässig. Die Auswahl der Wirtschaftsprüferin oder des Wirtschaftsprüfers ist zu dokumentieren. Zudem ist die Prüfrotation gemäß § 40 Abs. 3 HSG 2014 einzuhalten.

(2) Die zuständigen Organe haben eine Wirtschaftsprüferin oder einen Wirtschaftsprüfer zeitgerecht mit der Durchführung der Jahresabschlussprüfung zu beauftragen. Dabei ist sicherzustellen, dass die Vorlagefrist gemäß § 40 Abs. 3 HSG 2014 eingehalten werden kann. Überschreitungen des Vorlagetermins um mehr als drei Monate gelten als wesentlich. In diesem Fall hat die Kontrollkommission die Bundesministerin oder den Bundesminister über einen wesentlichen Mangel der Haushaltsführung der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft zu informieren.

Bestätigungsvermerk

§ 24. Führt die Prüfung zu keinen Einwendungen, ist ein zusammenfassender Bestätigungsvermerk von der Wirtschaftsprüferin oder dem Wirtschaftsprüfer zu erteilen, für den § 274 UGB sinngemäß gilt.

6. Abschnitt

Wirtschaftsbetriebe

Leitende Grundsätze für Wirtschaftsbetriebe

§ 25. (1) Gemäß § 37 Abs. 1 HSG 2014 ist eine Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft berechtigt, im Interesse der Studierenden Wirtschaftsbetriebe in Form von Kapitalgesellschaften zu führen oder sich an Kapitalgesellschaften zu beteiligen. Die Berechtigung zur Führung von Wirtschaftsbetrieben und zur Beteiligung an Kapitalgesellschaften bedarf der Genehmigung der Bundesministerin oder des Bundesministers. Diese ist zu erteilen, wenn diese im Interesse der Studierenden wirtschaftlich, zweckmäßig und sparsam geführt werden können. In den Satzungen der Kapitalgesellschaften ist die Einrichtung eines Aufsichtsrates vorzusehen.

(2) Die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer bzw. der Vorstand des jeweiligen Wirtschaftsbetriebes hat der Kontrollkommission unverzüglich:

(3) Die Regelungen für die Ausgestaltung des Jahresabschlusses und der Jahres-, Quartals- und Sonderberichte ergeben sich aus den einschlägigen Gesetzen entsprechend der Rechtsform des Wirtschaftsbetriebes (insbesondere UGB, AktG, GmbHG), den ergänzenden Bestimmungen des HSG 2014 sowie den aufgrund des HSG 2014 erlassenen Verordnungen.

Quartalsberichte

§ 26. (1) Die Quartalsberichte geben ausgewählte Informationen zur Vermögens-, Finanz- und Ertragslage. Die Mindestinhalte sowie Vorgaben zur Gliederung sind der Anlage 4 zu entnehmen.

(2) Die Quartalsberichte zum II., III. und IV. Quartal sind auf der Grundlage kumulierter Werte der bereits vergangenen Quartale zu erstellen.

(3) Den jeweiligen tatsächlichen Quartalswerten sind die jeweils ursprünglich geplanten Werte gegenüber zu stellen.

Prüfung von Wirtschaftsbetrieben

§ 27. (1) Es gelten die Bestimmungen des UGB über die Prüfung des Jahresabschlusses.

(2) Es ist am Ende eines Wirtschaftsjahres von der Wirtschaftsprüferin oder dem Wirtschaftsprüfer zu prüfen, ob die gesetzlich vorgesehene Anzahl an Aufsichtsratssitzungen auch tatsächlich stattgefunden hat sowie ob Sitzungsprotokolle ordnungsgemäß verfasst und archiviert werden.

(3) Die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer des Wirtschaftsbetriebs hat die Wirtschaftsprüferin oder den Wirtschaftsprüfer für Kontrollzwecke durch die Bundesministerin oder den Bundesminister oder der Kontrollkommission von der Verschwiegenheitspflicht zu entbinden.

7. Abschnitt

Verfahrens-, Übergangs- und Schlussbestimmungen

Inkrafttreten

§ 28. Diese Verordnung tritt mit 1. Juli 2017 in Kraft.

Übergangsbestimmungen

§ 29. (1) Die Bestimmungen dieser Verordnung sind bei der Erstellung und Prüfung der Jahresabschlüsse und Jahresvoranschläge für das Wirtschaftsjahr 2018/2019 erstmalig anzuwenden.

(2) Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften, die ihre Bücher bisher noch nicht entsprechend den Grundsätzen einer doppelten Buchhaltung geführt haben, haben dies ab dem Wirtschaftsjahr 2026/27 umzusetzen.